Come sopravvivere allo slalom tra le attività giornaliere senza esserne travolti

Piccolo manuale di sopravvivenza per chi lavora autonomamente

Foto di apertura: Suzy Hazelwood: https://www.pexels.com/it-it/foto/taccuino-1226398/

Vale più della padronanza di un CMS o di un software. C'è chi lo elenca tra le soft skill nel suo curtriculum.

Sapersi organizzare, saper gestire il tempo in modo efficace è uno dei pilastri fondamentali di chi lavora autonomamente. Per il settore SEO e social media, in cui regnano calendari editoriali, orari di pubblicazione e gestione delle inserzioni, è assolutamente fondamentale.

Una gestione del tempo ottimale non solo migliora la produttività, ma aiuta anche a mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita personale. Ecco alcune strategie e consigli basati su quanto mi hanno insegnato i miei primi quattro anni di partita IVA.
E il bello deve ancora venire!

Stabilire una routine giornaliera
Avere una routine giornaliera ben definita può fare la differenza. 
Le mie giornate iniziano con un tempo deicato alla mia famiglia. Tocca a me svegliare i bambini, prepararli e accompagnarli a scuola. Dopo questo, prendo un caffè e dedico un po' di tempo ad attività che mi fanno stare a contatto con la natura.
Ho il mio orto da curare, che ogni giorno mi insegna tante cose nuove, anche riguardo al tempo. Mi insegna anzitutto la ciclicità, che non bisogna disperare nei periodi in cui c'è meno lavoro. Mi insegna che i nostri tentativi di mettere ordine alla natura, e alla nostra vita, che in fondo è legata alla natura, ci aiutano a fare pulizia, a sradicare qualche erbaccia che soffoca le nostre radici, o a tagliare qualche ramo che non sarà produttivo. Ma nella natura non si può mai dare un ordine perfetto. Ma curando il tutto costantemente si raccolgono buoni frutti..
A proposito di orto, quando mi rimetto davanti al computer la prima cosa che faccio è aprire il sito pomofocus.io per utilizzare la tecnica Pomodoro. 
Questa tecnica fu inventata negli anni 80 da Francesco Cirillo, uno sviluppatore di software, e deve il suo nome a un timer da cucina a forma di pomodoro. Il principio è semplicissimo: 25 minuti di lavoro, a cui seguono 5 minuti di pausa, e un timer che scandisce il tempo. La regola fondamentale è quella di fermarsi appena il timer squilla. A volte fai prima tu (e vai subito in pausa), ma se il timer squilla prima che hai finito... bisogna fermarsi e prendere una pausa. È fondamentale avere rispetto di questi tempi: andare avanti ci fa sentire inconsciamente "autorizzati" a prendere pause più lunghe dopo... e la giornata deraglia!  


Foto di Dmitry Demidov: https://www.pexels.com/it-it/foto/foto-del-primo-piano-dei-pomodori-3938343/

Utilizzo di strumenti di organizzazione
Un metodo efficace per tenere traccia delle attività giornaliere è l'uso di un foglio Excel, meglio se salvato su Google Drive, in maniera da potervi accedere in qualsiasi occasione. 
Il foglio che utilizzo è così organizzato: nelle righe sono elencati i clienti, nelle colonne invece trovano spazio le attività da svolgere giornalmente, le call, gli appuntamenti in trasferta (che per me rimangono fondamentali). Ora mi direte: ma non basta un'agenda, o il calendario di Google?
...no, non è sufficiente! Nel nostro excel potremo tenere conto del tempo previsto per ogni task, giorno dopo giorno. Aiuta a distribuire bene le forze. Onestamente, trovo davvero frustrante dover passare davanti al computer più di otto ore della mia giornata, e poter avere uno strumento che mi dica se la mia giornata sta diventando troppo piena è fondamentale per mantenere un equilibrio. In questa maniera, posso anche accorgermi visivamente come saranno le giornate che mi si prospettano, di identificare subito quando posso prendere impegni, e di sapere se posso dire si o no a un cliente che mi presenta un'urgenza.

In fondo al post ti lascio una copia dell'excel che utilizzo per organizzarmi.
Ogni unità temporale equivale a un task di pomofocus da mezz'ora. Per cui... 16 task = 8 ore di lavoro. Se i task di una giornata sono più di 16, il totale task si colorerà di rosso!

Suddividere il tempo tra le attività
Suddividere il tempo tra diversi progetti permette di affrontare le attività con una mente fresca.
Sarà che gli anni stanno passando, ma non reggo più la monotonia: riuscire a diversificare le attività durante la giornata mi aiuta a mantenere più alta la concentrazione, e anche se un attività viene diluita in più giorni, in realtà il tempo effettivo dedicato a un task diminuisce sensibilmente! Questo approccio non serve solo a evitare la monotonia, ma previene anche potenziali problemi di pagamento, garantendo un flusso di incassi diversificato e più regolare. 

Gestire le interruzioni e le distrazioni
"AAAAHHH!! Ovvove! C'è scritto intevvuzione, distvazione!!"
Beh, se nella tua testa hai sentito risuonare questo retaggio culturale ho una cattiva notizia.
Il cazzeggio serve.
Organizzarsi è importante, ma ogni tanto bisogna lasciare un po' la briglia. Siamo delle persone, e non delle liste di incombenze da sbrigare intervallata da squilli di sveglie e di timer. 
Una sbirciata ai social nelle pause ci può stare (del resto devo sempre tenere un "occhio magico" su quello che succede in background), ma è meglio uscire a fare due passi, dedicarsi a piccole attività domestiche. Ultimamente ho ripreso a suonare la batteria dopo tanti anni di stop: cinque minuti di esercizi tra un task e l'altro sono davvero rigeneranti. Queste pause aiutano a mantenere un alto livello di energia durante la giornata.
Senza considerare il momento del gioco coi bimbi. Ammetto di non riuscirci tutti i giorni, ma quello... come fai a interromperlo con una sveglia?
I punti di rottura, sono fondamentali!

"il momento del gioco!"

 

Un rituale di fine giornata
Questa è forse una delle differenze più grandi rispetto alla mia precedente vita da dipendente. A fine giornata, ritengo sia fondamentale rivedere  ciò che è stato realizzato, aggiornare il foglio Excel con le nuove richieste, vedere quello che c'è in programma per i prossimi giorni. E nel rivedere quello che è stato fatto, averne gratitudine. Questo meriterebbe un discorso a parte che probabilmente esula dal lavoro, ma il punto di sicuro è che molto spesso i problemi quotidiani, gli insuccessi e le delusioni ci portano a pensare che non valiamo nulla e che sia tutto una frana, specialmente dopo certe giornate. Rendersi conto di ciò che è stata la giornata conclusa fa bene al morale. Non sarò il più bravo al mondo nello svolgere il mio lavoro, ma non sono nemmeno da buttare via!

Bilanciare lavoro e vita personale
Integrare le attività familiari e personali nella giornata lavorativa aiuta a mantenere un equilibrio sano. Ad esempio, includere nei tempi del Pomodoro attività come aiutare i figli con i compiti o dedicarsi al volontariato garantisce che anche queste importanti attività trovino spazio nella routine. Inoltre, dedicare il sabato e la domenica al riposo e alle attività domestiche permette di ricaricarsi per la settimana lavorativa.
Ogni giornata lavorativa che si rispetti dovrebbe inoltre prevedere almeno una mezz'ora dedicata allo studio.
E ogni settimana lavorativa che si rispetti è fatta di quattro giorni, non cinque: c'è bisogno di un giorno in più da dedicare alla casa, agli hobby, ai lavori manuali che incombono sempre!

Affrontare le Sfide
La gestione degli imprevisti è una delle principali sfide. 
Nella mia vita lavorativa da dipendente, tutto era misurato sulle ore di lavoro necessarie per completare un task. Se è un dato importante per dare un valore a un lavoro, non è un fattore sufficiente. Le ore di lavoro non sono tutte uguali: alcune possono essere più intense e altre più leggere, alcune più creative, altre più ripetitive. 
Di certo adesso c'è l'intelligenza artificiale che aiuta molto, specialmente per le attività più ripetitive. A proposito... piccolo excursus: la chiave di volta è proprio quella: io vorrei usarla per minimizzare gli input che do al mio computer, per ridurre il tempo da impiegare alle attività ripetitive e liberarlo per le attività creative. Utilizzare l'intelligenza artificiale per le attività creative è una piccola sconfitta...

Il confronto con gli altri
È ovvio, queste tecniche valgono per me che vivo il mio contesto. Credo comunque che sia cosa buona e giusta avere un "mentore" tra i propri colleghi, pronto a criticare costruttivamente i propri lavori e la propria organizzazione. Ho la fortuna di averne un paio non male. Chissà cosa mi diranno dopo aver letto questo post!

 

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